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CIO如何寻找合适的BI工具

[摘要]某制造企业用ERP对日常运营基础数据进行管理,但领导需要的报表还是需要在系统外进行编制。
某制造企业用ERP对日常运营基础数据进行管理,但领导需要的报表还是需要在系统外进行编制。随着公司发展,数据越来越多,报表数量也越来越多,公式越来越复杂。最麻烦的是,当领导从一个报表发现问题时,需要从另外的报表中找原因。很多情况到最后还是拍脑袋做决定,目前想寻找合适的BI工具来解决数据分析和可视化的问题。

Gartner组织的2019 CIO Agenda报告显示,综合全球3102名CIO的意见,在IT领域将增加投入的首位是BI/数据分析解决方案(45%)。信息化、数字化给企业带来的利好是空前的,未来,更多的企业在业务处理上会增加这方面的投入。

正如文章开头的案例,单纯利用报表管理系统很难回溯业务逻辑的前因后果,也很难满足决策者真正的需求。要挖掘数据价值并真正作用于决策,选择合适的BI工具至关重要。

从BI概念提出到今天已有二十多年历史,BI工具市场纷繁多样,但不少企业在选择BI时仍存在诸多困惑。日前,“CIO& IT经理精英汇”社群对此展开了热议,不同行业的企业IT负责人发表了看法。本文将围绕BI工具的选型展开,为正在寻找BI的企业提供参考和帮助。

前期规划:明确需求 盘活数据

一般来说在进行BI项目建设前,需要做好充分的准备工作,以便最大程度上规避风险。首先要明确建设目标和具体的业务需求,其次要考虑影响BI构建和实施效果的因素。

明确建设目标,并进行清晰的描述和分解。搞清楚借助BI工具要达到什么目的,是一切工作的前提。无论是为了实时的信息概览,还是深入的数据分析,抑或更清晰的决策支撑,明确目标决定了你选择BI工具的重点。另外还需要结合公司整体的产品路线图考虑,BI工具是否符合整个工作的战略愿景。

细分用户需求,并针对不同用户构建应用场景。不同用户对于业务和数据的关注点肯定有所区别,充分了解BI的使用人群、使用频率、使用目的以及需要的信息类型,对BI的前期规划大有助益。因此需要根据实际情况细分用户需求,构建相应的场景。例如:为领导建设管理驾驶舱、为相关业务人员设置业务指标分析模型。

规范数据的收集和管理。影响BI实施效果的因素很多,其中数据质量是重中之重。在BI的建设过程中,最基础也最有挑战性的工作就是数据收集和管理。企业内部各部门之间由于管理方式、核算方式、使用系统的不同,造成不同来源的数据无法进行汇总和分析。

这时数据标准化就是必不可少的。一方面对数据来源进行规范,降低整体风险,另一方面通过建立企业数据字典,统一数据定义,对数据质量进行甄别、清洗,从而提升数据价值密度。

李经理

某企业

IT经理

 

1.先捋清需求是什么,是借助BI工具达成什么目的,是规范数据,还是功绩展示,还是管理导向,这个是前提。

2.目前BI工具有很多,如帆软、微软、Tableau,确认了目标和需求,就是根据资金与规模确认厂商。

BI工具的选型从三个业务角色来考虑

1、公司高层——比如董事会,他们关心的是展现出来的数据形式是否足够清晰和多样,能否满足宏观和钻取查看下级数据。

2、IT或信息流程部门——重点关注的是BI产品的功能配置是否相对简单,数据的抽取的稳定性和产品的性能效率是否能够满足预期,减少运维工作量。另外的话就是数据查看的授权的管理是否够细,安全性监管是否完善。

3、业务部门和人员——他们关心的是是否能够减少他们填报数据的情况,同时又能够在授权范围内快速获取数据。

黄经理

震雄集团

IT经理

产品选择:综合考虑基础指标

在明确需求前,企业不能贸然上BI,一旦确定了目标,选择BI工具也并非易事。此处提供一些基础的参考指标来衡量选择。

BI工具市场发展至今已非常繁荣,可以说在竞争相当激烈的情况下,市场占有率在很大程度上也说明了产品的优越性。目前来说,微软的Power BI和Tableau在国外市场是领航者。而在国内市场,据IDC发布的《2017年中国商业智能(BI)市场跟踪报告》显示,帆软已经超越了众多国际巨头,在各大主流BI产品中以13.76%的市场占有率独占鳌头,可以说是很懂中国用户使用习惯的BI厂商。

此外,还有一些基础指标可以衡量BI产品是否符合企业需求。

其一,目标受众

这个BI工具是为CEO、人力、财务、销售还是BI专业人员服务的?上手的难易程度如何?是不是每天都要使用?如果这个工具不能被最终用户接受和习惯,那么无疑是失败的。

其二,突出优点

了解这个工具的特点和侧重点在哪里。是否包含必备功能和你所需要的特定功能?比如是否能串联不同业务系统,破除数据孤岛?是否能让业务人员针对不同场景和要求进行自主分析?是否可以提供比较精准的数据权限管控方案?是否可以提供比较好的可视化效果,便于交互?通过产品核心优势和企业关注需求的对比可以完成初步匹配。

其三,技术要求

需要明确BI支持哪些数据库,支持哪些操作系统,有哪些运行硬件要求。用户要进行交互的话,需要浏览器、桌面应用程序还是服务器软件?BI与公司当前或未来的信息化建设规划是否能保持较长时间的一致性?这直接关系到BI落地的可用性。

其四,定价

这个比较好理解。产品的定价如何,是否符合预算,如果超出预算但功能超过预期,有没有可能选择这个工具。

刘先生

某企业

IT主管

对于BI工具的选择,我们先对BI工具进行分类,BI系统普遍分为两类:

第一类是简单应用,进行报表分析和数据预警展现的;第二类是进行数据融合治理、业务数据重构集成、数据分析与报表展现。

第一类适合大部分中小型企业,企业的数据量一般、业务体量一般、业态少;第二类就适合数据量庞大、业务量大、行业型大客户、大型集团公司、多业态多组织架构公司。

市面上的BI工具基本通过价格就可以区分,第一类的BI工具都是轻量化、敏捷性BI工具,价格在30万以内,企业的信息化管理人员可以通过培训独立建设维护的;第二类的BI工具就较为复杂,需要专业的或者专职岗位人员长期进行建设,多为乙方长期配合,价格也跟随项目而定,30万以上没有限制。

BI在数据分析与展示有很强大的说服力,用这个展示给老板取得对相关支持系统建设的支持。我觉得会比较重要。

否则你一大堆报告之类的都无法打动老板,你用一个可视化东西让老板能非常直观看到效果与管理重要性。这个比费N多口舌都重要

邹建国

和佳医疗

信息经理

几点风险预警

项目实施避开生产高峰期。有些企业的生产活动有比较明显的周期性,因此做BI规划时要避开旺季,因为在BI工具实施时会牵涉到比较多的基础数据的整理以及使用培训等,会给用户造成很多困扰,忙中出乱很容易导致系统风险,也会增加用户的抵触情绪。

系统上线后也要做好持续规划。要有措施能够确保之前制定的政策,比如工作流程、数据更新机制等等在后续的实际操作中要得到一如既往地执行。同时也要有前瞻性的做一些准备工作,比如加强对新员工的培训,来降低新老员工交替过程中对系统带来的负面损失。

井聪聪

安道设计

IT主管

BI商业智能,也就是作为决策支持系统去实施:

首先要公司实权领导人带头推动,各部门协同支持。

第二先做数据管理,公司的产品、客户和内部流通的一些数据,要提前做到规范标准精细,建立数据仓库,保证基础数据统一。

第三要提前进行人才储备,需要业务人员和信息人员积极配合,才能将技术和业务有效结合,发挥系统的最大化功能。

第四就是选型要考虑价格预算、后续的开发和维护等等。总之要注意技术和管理的配合。

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